第一章  总  则

为加强基金会各部门档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案著录规则》（DA/T18-1999)的相关规定特制定本制度。

第二章  文书档案立卷归档制度

第一条  归档的文件材料必须按年度立卷，基金会内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第二条  公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条  文件材料的收集管理 

（一）坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知行政部；

（二）凡本基金会缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政部统一收集管理；

（三）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷；

（四）各部门专（兼）职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向行政部办好交接签收手续；

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供帮助，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第四条  归档范围

（一）各届理事会，秘书长会议及其他重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

（二）上级机关发来的与本基金会有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

（三）本基金会对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（四）本基金会的请示与上级机关的批复；

（五）本基金会反映主要职能活动的报告、总结；

（六）本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议、记录、统计报表及简报；

（七）温暖工程各项目执行材料，包括但不限于地方申请材料、基金会批复材料及相关协议等；

（八）本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（九）本基金会干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；

（十）本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（十一）本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、照片、录音、录像等；

（十二）历年各地方实施温暖工程项目数据材料。

第五条  平时归卷

（一）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管；

（二）各部门应根据部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号；

（三）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷；

（四）专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第六条  立卷（案卷质量要求）

（一）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室专（兼）职档案员配合，行政部文书档案员负责组卷、编目；

（二）遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；

（三）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；

（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷；

（五）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行；

（六）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；

（七）卷内文件材料应按排列顺序，一次编写页号；

（八）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首；

（九）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上，以示负责。备考表应置卷尾；

（十）案卷装订的排列格式：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；

（十一）案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三章  档案管理期限

第七条  本基金会档案管理期限分为“永久”、“长期”、“短期”。“长期”为十六年至五十年左右，“短期”为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。

第八条  凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对本基金会、职业教育发展和温暖工程实施有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本基金会制定的属于制度性的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的主要文件材料；重要的请示、报告、总结、综合统计报表、基金会领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本基金会主要业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级机关针对本基金会主要业务并要贯彻执行的重要文件材料。

第九条  凡是反映本基金会一般工作活动，在较长时间内对本基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本基金会一般工作问题文件材料；一般会议的主要文件材料；人事管理工作形成的一般文件材料；直属上级机关颁发的属于本基金会主要业务并需要贯彻执行的一般文件材料；分支机构报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

第十条  凡是在较短时间内对本基金会有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本基金会一般事务性的文件材料；上级主管单位颁发的非本基金会主要业务但要贯彻执行的文件材料；分支机构报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第四章  声像档案资料制度

第十一条  本基金会的声像档案是指本基金会各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和基金会有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等，以及相关文字说明两部分组成。

第十二条  声像档案是本基金会全宗的组成部分，必须由行政部实行集中统一管理。

第十三条  声像档案材料的收集范围

（一）反映本基金会主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

（二）各级领导人和著名人物参加的与本基金会有关的重大活动的声像资料；

（三）本基金会有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

（四）本基金会实施的各项目的声像资料；

（五）其它单位形成的与本基金会有关的重要声像资料；

（六）其它具有保存价值的声像资料。

第十四条  收集时间

（一）声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间；

（二）基金会各部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第十五条  收集要求

（一）录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第十六条  声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，整理时应便于保管和利用。

第十七条  声像档案的整理由摄录人员负责，行政部协助。

第十八条  分类、编号

（一）照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号；

（二）录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；

（三）编注与其他载体档案相联系的参照号，格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第十九条  保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第二十条 文字说明的编写

（一）文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等；

（二）编写文字说明的要求：

1.准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

2.照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明；

3.文字简洁、语言通顺；

4.时间用阿拉伯数字表示。

第二十一条  编制格式

（一）照片编制采用横写格式，其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者；

（二）录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页，按要求逐项填写。

第二十二条  案卷要求

（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；

（二）卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

录音、录像带、摄像带以盒内为单元填写卷内目录；

（三）卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第二十三条  编目

声像档案的著录依照《档案著录规则》（DA/T18-1999)进行。

第二十四条  声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第二十五条  对库存的照片档案，要一年检查一次。

第二十六条  归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十七条  建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等事项的统计工作。

第二十八条  编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十九条  建立声像档案借阅利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第三十条  具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

第三十一条  声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借。外单位借用或复制声像档案，由行政部负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第三十二条  在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

第五章  附  则

第三十三条  本规定自批准之日起实施。

第三十四条  本基金会行政部对本规定有最终解释权。